Quase toda agência imobiliária que muda de sistema faz isso depois de uma experiência ruim com o anterior: módulos cobrados à parte, dados difíceis de tirar, portal que não entrega lead. Boa parte disso dá para descobrir antes de assinar, com as perguntas certas.
Primeiro, descreva a sua operação
Antes de olhar qualquer sistema, anote quatro coisas. Elas definem o escopo que você vai pedir em todas as propostas:
- O que a agência imobiliária faz: só venda, só arrendamento ou os dois.
- Quantas pessoas usam: Mediadores, administrativo e financeiro.
- Quantos imóveis ativos e quantos contratos de arrendamento.
- Onde você anuncia: quais portais e se hoje recebe os leads por e-mail ou direto no sistema.
As 12 perguntas
| Tema | Pergunta ao fornecedor | Por que importa |
|---|---|---|
| Escopo | O módulo de arrendamento (cobrança, repasse, reajuste, contratos) faz parte do plano ou é vendido à parte? | Arrendamento é onde o preço final mais diverge entre propostas |
| Escopo | Existe financeiro integrado, ou preciso de outra ferramenta? | Dois sistemas significam retrabalho e dados duplicados |
| Escopo | O que existe para controle de chaves, vistorias e documentos? | Itens do dia a dia que costumam ficar fora do pacote |
| Portais | Quais portais recebem anúncios e quais enviam leads de volta ao sistema? | Receber o anúncio e receber o lead são coisas diferentes |
| Portais | Há exigência de plano ou ativação do lado do portal? | Alguns portais só liberam leads em planos específicos |
| Leads | Como os leads são distribuídos entre os mediadores e o que acontece se ninguém atende? | Tempo de resposta decide quem fecha |
| Custo | O preço varia por usuário, por imóvel ou por módulo? Há taxa de implantação? | Evita surpresa na primeira fatura |
| Custo | Qual é o reajuste anual, a fidelidade e a multa de cancelamento? | Define o custo de trocar de sistema depois |
| Dados | Como exporto todos os meus dados, em que formato e a que custo? | É a sua garantia de não ficar preso |
| Dados | Onde ficam os dados, como é o backup e como o fornecedor trata a RGPD? | Os dados de clientes são responsabilidade da agência imobiliária |
| Suporte | Quais canais, horários e prazo de resposta? Como é o onboarding? | Implantação ruim derruba a adoção da equipe |
| Teste | Posso testar com dados reais antes de pagar? | Demonstração não mostra a sua rotina |
Peça tudo por escrito, com o mesmo escopo. Mande a mesma descrição de operação para todos os fornecedores. Propostas com escopos diferentes não se comparam, e o preço de entrada sozinho engana.
Como testar em uma semana
O teste vale mais do que a demonstração, mas só se usar a sua rotina. Um roteiro simples:
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Cadastre imóveis reais
Importe ou cadastre 10 a 20 imóveis com fotos e descrição. Veja quanto tempo leva e se o sistema exige campos que você não tem.
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Conecte um portal
Ative a integração de um portal em que você anuncia e verifique se o anúncio aparece. Depois confirme se o lead de teste chega ao sistema.
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Rode uma venda e uma arrendamento do começo ao fim
Receba um lead, agende uma visita, mova a negociação no funil e, se trabalha com arrendamento, gere um contrato e uma cobrança. Anote cada ponto em que você precisou de ajuda.
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Coloque a equipe para usar
Dois ou três mediadores, sem treinamento prévio. O que eles conseguem registrar sozinhos diz mais sobre a adoção do que qualquer nota de facilidade de uso.
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Teste a saída
Peça a exportação dos dados do período de teste. Se for difícil ou cara, você já sabe como será a troca daqui a dois anos.
Armadilhas comuns
- Preço de entrada baixo, módulos à parte. Some o que você realmente vai usar.
- Integração de portal sem checar o plano do portal. Alguns exigem plano específico para liberar leads.
- Migração subestimada. Pergunte quem importa os dados e em quanto tempo.
- Escolher só pela marca. O sistema líder do mercado nem sempre cabe na sua operação e no seu orçamento.
Teste com a sua rotina real
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Testar agoraPerguntas frequentes
Quanto tempo devo testar um sistema antes de contratar?
O suficiente para cumprir a sua rotina real, de uma semana a duas. Cadastre imóveis de verdade, conecte um portal, receba um lead de teste, registre uma visita e emita uma cobrança de arrendamento, se você trabalha com arrendamento.
Preciso de um sistema só de CRM ou de um que também faça arrendamento?
Depende da operação. Quem só vende pode começar por um CRM de vendas. Quem administra arrendamento precisa de cobrança, repasse, reajuste e contratos. Usar dois sistemas costuma gerar retrabalho e dados duplicados, então vale perguntar se os módulos são do mesmo produto.
Como comparar preços de sistemas diferentes?
Peça proposta com o mesmo escopo: número de usuários, número de imóveis, módulos, portais e suporte. Pergunte o que é cobrado à parte, se há taxa de implantação e qual é o reajuste anual. O preço de entrada sozinho engana.
O que fazer para não ficar preso a um sistema?
Confirme, antes de assinar, como exportar os seus dados (imóveis, clientes, contratos e histórico), em que formato e se há custo. Verifique também prazo de fidelidade e multa de cancelamento.
A integração com portais depende só do sistema?
Não. Alguns portais exigem plano específico para receber leads por integração e pedem ativação do lado deles. Pergunte ao fornecedor quais portais recebem leads e quais só recebem anúncios, e confirme os requisitos com cada portal.